Tematem, który wciąż budzi wśród wielu przedsiębiorców silne emocje, jest delegowanie zadań wirtualnym asystentkom.
Z jednej strony rośnie popularność i zainteresowanie usługami WA, ponieważ niewątpliwie jest to sposób na optymalizację pracy i zdobycie tak cennego czasu, który jest najdroższym zasobem dzisiejszego świata. Z drugiej zaś nadal istnieje wielu przedsiębiorców, którzy zastanawiają się, czy i jak rozpocząć współpracę oraz jak pokonać swoje obawy przed oddaniem obowiązków w obce ręce.
W ostatnich latach cyfrowy rynek pracy zaczął się wypełniać ogłoszeniami wirtualnych asystentek, które oferują swoje wsparcie małym i średnim przedsiębiorcom. Od zadań administracyjno-organizacyjnych, przez kreatywne wsparcie, polegające na obsłudze social mediów, redagowaniu postów i publikacji blogowych oraz tworzeniu grafik, po wsparcie techniczno-marketingowe w zakresie tworzenia stron internetowych i strategii biznesowych.
Korzyści z takiej współpracy są nieocenione. Delegowanie rutynowych zadań może znacznie podnieść Twoją produktywność i umożliwić skupienie się na strategicznych działaniach i głównych celach biznesowych.
Możesz oszczędzić nie tylko czas, ale również pieniądze. Eliminujesz koszty związane z zatrudnieniem i utrzymaniem stacjonarnego pracownika, nie ponosisz kosztów sprzętu, oprogramowania i zaplecza socjalnego. Płacisz tylko za przepracowane godziny. Co więcej, zyskujesz dostęp do szerokiego zakresu specjalistycznych umiejętności, co może wzbogacić Twoją działalność o nowe perspektywy i rozwiązania.
Zapewne towarzyszą Ci typowe obawy, począwszy od tego, że nie delegowałeś wcześniej zadań i nie wiesz jak zacząć oraz co mógłbyś delegować. To typowe wątpliwości, jakie zgłaszają przedsiębiorcy na pierwszej konsultacji.
Pewnie wymienisz także finanse. Prawdą jest, że ceny WA nie są standaryzowane, zależą od doświadczenia i umiejętności i sięgają nawet 120-150 zł za godzinę, ale! Pomyśl perspektywicznie – wirtualna asystentka ma być Twoją inwestycją w rozwój firmy. Czy dasz radę ze wszystkimi zadaniami poradzić sobie sam? Czy nie czujesz się czasem przeciążony, albo nawet sfrustrowany nadmiarem obowiązków? Jeśli tak, poszukaj wsparcia. Wielkie biznesy są sukcesem zespołu. Twoja WA może stworzyć z Tobą zespół, który zaprowadzi Was do sukcesu.
Dalej pojawia się strach przed brakiem kontroli, co jest zupełnie naturalne. Jeśli dotąd pracowałeś na swój sukces sam, cięzko Ci zapewne wyobrazić sobie, że ktoś mógłby te zadania wykonać tak jak Ty. Ale świeże spojrzenie z zewnątrz, może przynieść wiele korzyści i zautomatyzować wiele procesów, odświeżyć sposób działania i przede wszystkim dać Ci zadanie wykonane równie dobrze, a czasem nawet lepiej, niż zrobiłbyś to sam. Czemu? To proste, bo wirtualnej asystentce zależy na pracy, Twojej opinii i rekomendacji oraz na wspólnym sukcesie. Bo sukces klienta to też sukces asystentki.
Pewnie jedną z Twoich obaw jest czasochłonne wprowadzenie i komunikacja na odległość. I tu powiem tak i nie. Wprowadzenie jest bardzo ważne – poświęcenie uwagi na początku współpracy jest niezbędnym ogniwem, aby Twoja asystentka lepiej rozumiała Ciebie, Twój sposób komunikacji, Twoje cele i Twój biznes. Ale możesz zoptymalizować proces wprowadzenia. Na początku współpracy zamiast samych maili, wybierz połączenia wideo i udostępnij ekran. Dzięki temu lepiej i szybciej się zrozumiecie, a wdrożenie nie będzie tak czasochłonne.
Pamiętaj, że wdrożenie to Twoja INWESTYCJA – jeśli dobrze przeszkolisz WA na początku, powiesz jakie są Twoje oczekiwania, preferencje, priorytety oraz procedury wykonywania zadań, ona szybciej się usamodzielni i w lot zrozumie, czego potrzebujesz, ugasi istniejące pożary i zapobiegnie podobnym w przyszłości. Zorganizuje Twoją przestrzeń biznesową, zadba o porządek w Twoich cyfrowych dokumentach i usprawni pracę.
Niewykluczone, że przy obawach wspomnisz o braku zaufania. Istotnie, zaufanie nowej osobie, której w dodatku nie widziałeś i nie znasz może być stresujące. Ale możesz zweryfikować kim jest osoba, z którą chcesz rozmawiać o współpracy. Profesjonalne WA dbają, aby ich wizerunek był spójny i autentyczny. Prześledź LinkedIn, gdzie występujesz z imienia i nazwiska, faktycznych umiejętności i osiągnięć, sprawdź stronę internetową, zweryfikuj opinie. Umów się na rozmowę wideo. Sprawdź czy macie dobry flow, czy swobodnie się Wam rozmawia, czy rozumiecie się nawzajem. Wykup mały pakiet startowy i przetestuj współpracę.
Na co powinieneś zwrócić wtedy uwagę?
Czy WA spełnia Twoje wymagania, czy komunikuje się z Tobą regularnie, czy dostarcza zadania na czas, czy pyta i czy wychodzi z inicjatywą/pomysłami (to bardzo ważne elementy, bo świadczą o zaangażowaniu i ambicji), czy rzetelnie wykonuje swoją pracę, czy jest odpowiedzialna, czy zachwyciła Cię jakimś kreatywnym pomysłem lub rozwiązaniem, czy jest uprzejma.
To, co pomoże Ci na początku Waszej wspólnej drogi to jasne komunikaty, dokładnie sprecyzowane zadania, instrukcje, regularny kontakt, spotkania statusowe i feedback.
Podsumowując, nadmiar zadań prowadzi do przepracowania, spadku efektywności, a w dłuższej perspektywie do wypalenia zawodowego i ograniczenia potencjału rozwojowego Twojej firmy. I tu z pomocą przyjdzie Ci wirtualna asystentka.
Jednak pamiętaj, że delegowanie to nie tylko przekazanie obowiązków, ale również budowanie partnerskiej relacji, która przyczyni się do wzrostu Twojej firmy. Przy odpowiednim podejściu i otwartości na współpracę, wirtualna asystentka może stać się dla Ciebie nieocenionym wsparciem, dając Ci przestrzeń i czas na skupienie się na kluczowych aspektach Twojego biznesu.
